手帳に予定を入れるのが面白くなる方法

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仕事の予定や、プライベートのメモ書きに使用する手帳。毎年10月頃になると、書店や文房具店の店頭に並び出し、1年が過ぎる早さと手帳を新調する楽しさが交錯する時期がやってきます。

手帳に記入すること

今では2年から3年間の予定が書き込めるものがあったり、手帳とは思えないほどの分厚さで鞄にどのように収納するのかなと考えてしまう手帳もあります。
学生時代であればビジネスの手帳を買うこともなく、オシャレを優先したり、バイトの予定を書き込めるだけのスペースがあえば良しという考えで手帳を購入しますが、社会人となれば、その職種によって書き込む量も違いますし、手帳の大きさや、見た目なども非常に重要になってきます。

そして何よりも、書き込んだ内容で仕事をこなしていかないといけないので、情報が間違ってでもしたらお客様や会社に迷惑をかけてしまう恐れさえあります。
近年タブレット型のパソコンが普及し、それを活用しているビジネスマンも多く見られるようになりました。

私は、4、5年程前から同じタイプの手帳を使用するようになりました。それは普通に文房具店で購入したものです。1年単位の手帳で、厚さは1cm程度で、A4サイズの紙の約半分の大きさで余裕で鞄にも入るもので、見た目も普通のただの手帳です。

手帳の中身は、その月のカレンダーがあり、めくると1週間の毎日の行動が縦長の枠に記入できて、小さな文字で時間の目安がついていて、余白もあります。
一般的な手帳ですが、記入方法に工夫をするようにしています。

仕事柄お客様の自宅に行ったり、取引先の現場に行って打ち合わせすることもあれば、事務所で書類の処理をしたり、書類を作成して役所などに届けたりと、毎日が同じ作業の仕事ではありません。

そのため、手帳はとても重要で、お客様と電話をしてお伺いをする時間を決めたら、当然、その時間を間違えるなんてことはできませんし、突然にアポイントが入り、その日の予定を組み替えなければいけないことも多々あります。
手帳は私にとっては重要なビジネスツールです。

そしてどのような使い方をしているかというと、まず使い慣れた手帳と同じメーカー、サイズ、書き込みができる手帳を手に入れます。色は変えてもいいかなと思い、白にしたり、黒にしたりと見た目に気を遣いながら選んでいます。

手に入れた手帳にまず、家族の誕生日を記入します。何歳になるのか、西暦何年に生まれたのかを記入していきます。
よく諸手続きなどで、子供の誕生日を西暦で求めてくる場合があるので、覚えとして記入しておくと便利です。

そして、家族のイベントを記入します。結婚記念日や入籍した日など。今まで使っていた手帳から書き写していくので、結婚何年目などの情報も忘れないように入れておきます。
プライベートの予定を先に入れておくと、家族とのコミュニケーションで癒され、仕事もうまくいくからです。

さらに、来年早々の予定を順次入力していきます。まだまだ新しい手帳の余白はたくさんあると思います。
本格的にその手帳に乗り換えたら、毎日の予定を記入していきますが、私はどんなことでもその日の予定に入れるようにします。

たとえば、お客様に電話をしてアポイントをとるだとか、領収書をまとめる、見積もりを作成してメールで送るなど。机上にメモをして置いておけばよいようなことでも、まず手帳に記入していきます。

すると手帳はすぐにいっぱいになってしまいます。10時に市役所に行く、11時にお客様宅へ、など移動時間も頭で調整していき記入します。

そしてそのことが終わると、大きくペンで×印を記入します。1週間終わると×印で見開きの1週間の予定表が埋め尽くされます。成果として目に見えるのです。
最初に新しい手帳を手にすると綺麗に書こうとしてしまいますが、最初から読めればよいと割り切り、とにかく何でも記入し、それを×印で消していきます。
終わった予定を塗りつぶすと後から見直しができないので、読めるように印をつけるのがコツです。

ただし、どうしても電話がつながらなかったり、突然の予定の変更で完了できなかった仕事もでると思います。そんな時は、〇印をつけて、大きな矢印でそれを達成できそうな日に矢印でつなげます。

矢印がたくさんある1週間はあとから反省することができますし、矢印が少ないと予定通り仕事ができたなと良い点を喜ぶことができます。

些細なことでも忘れてしまったり、やり残すと後から大きくなってとりかえしのつかないことになったりするので、手帳をとにかく何度も1日に見返す癖をつけるとよいと思います。

私は、プライベートなこともどんどん書き込んで家族の時間も大切にしますし、5月頃に年の行事が小学校などで発表されますので、それをすぐに記入し、仕事の調整をしたりと手書きでアナログかと思われがちですが、その手帳で仕事が面白くなっています。

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