時間泥棒なミーティングはもう止めよう!

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時間泥棒なミーティング

 わざわざ時間を割いて参加したのに、結局、結論ははっきりしないまま「頑張りましょう」なんて言葉で締められるミーティング。
 身に覚えがありませんか?
 そんなことにならないために必要なのが、「ミーティングの目的を明らかにする」こと。

 主にミーティングの目的はあとで紹介する5つに分類することができます。あらかじめ主催者はそのミーティングがどの目的によるものであるかを参加者全員に通達しておくことにより、参加者は必要な準備をすることができ、最終的な落としどころをミーティングの開始時点からイメージすることができます。
 ときに、進行の途中から流れが脱線したり、突然違う目的に話が移ってしまったとしても、それに主催者はいち早く気づき、全体の流れを修正することができれば不必要にミーティングを長引かせる事態を回避できるメリットもあります。

5つのミーティングの目的

①意思決定のためのミーティング
 意思決定を最終的には誰がするのか、どうやって決定されるのかを参加者全員が理解していることが必要です。

②問題解決・計画のためのミーティング
 現在うまくいっていないことを変えることが目的であると、「うまくいかない事柄」を全員が正確に把握しておくことと、「うまくいくためにできること」について意見を出し合うことが必要です。

③ブレインストーミングのためのミーティング
 関わる人、誰もが自由に意見やアイデアをできるだけ多く出し合うのが目的です。自由にものが言える雰囲気作りが必須です。

④評価・フィードバックのためのミーティング
 何らかの結果に対しての評価やフィードバックが目的である場合、参加者全員がフィードバックの仕方を知っておくこと、発言自体が批判や個人攻撃とならないよう注意が必要です。

⑤情報共有のためのミーティング
 有効なツールや資料を使って周知したい情報をまとめておく必要があります。また、情報共有のつもりがいつの間にか問題提起され、意見交換が始まるということが起こりやすいため、必要に応じて場をいったん仕切り直し、異なる目的のミーティングを別に設定する必要があります。

 いかがでしょうか。あなたが普段参加しているミーティングの種類は①から⑤のどれが多いですか?
 また、これまでのミーティングを振り返り、今後より一層効率の良いミーティングをするとしたら、どのような改善ポイントが浮かびますか?

 一般的に日本人のミーティングは「長い」傾向があるようですが、人間の集中力の限界は90分間といわれています。
 目的を明確にし、参加者全体が積極的な心構えでミーティングに臨むことができれば、あなたの職場に変化や革命がもたらされるかもしれません。

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